مقوله ارتباطات چند وجهي است و در ابعاد مختلف سازمان قابل بررسي مي‌باشد كه غالباً در محدوده وظايف واحد منابع انساني يا روابط عمومي قرار مي‌گيرد. در يك نظرسنجي انجام گرفته در ايالات متحده آمريكا در حدود 95% مديران، مهمترين عامل موثر در زمينه منابع انساني را مقوله ارتباط و به طور خاص ارتباطات داخلي بيان كردند و مديريت موثر آن را از موارد كليدي در ارتقاي توان رقابتي سازمان‌ها دانستند.
اهميت ارتباطات سازماني غالباً در امر تصميم‌گيري مناسب و به موقع مورد توجه قرار مي‌گيرد در سازمان‌هاي بزرگ كه استفاده از رويكرد تصميم گيري مستقيم و فرد به فرد ميسر نيست استفاده از سيستم ارتباطي مناسب به گونه‌اي كه از اطلاعات تمامي دست اندركاران به صورت مناسب و در زمان موردنياز استفاده شود از اهميت شاياني برخوردار است.
مقوله ارتباطات از سويي ديگر ابزار اجراي راهبردها و رويكردهاي اساسي سازمان مي‌باشد. تبيين چشم انداز سازمان براي كاركنان، تعيين اولويت‌هاي سازماني و انگيزه بخشي به آنان پيش نياز اجراي اثربخش راهبردها و برنامه هاي سازمان مي‌باشد كه هيچ يك از آنها بدون طراحي سازوكار ارتباطي مناسب بين سازمان و كاركنان به عنوان اصلي ترين سرمايه هاي سازمان، امكان ظهور نمي‌يابند و اين مسئله نقش ارتباط را به عنوان يك جزء ضروري در آميزه كسب و كار (Business Mix) پررنگ مي‌سازد.
ايجاد تغييرات مناسب در سازمان به گونه اي كه بقاي سازمان را در عرصه پرچالش رقابت كنوني كه شرايط آن هرلحظه دشوارتر از شرايط پيشين آن مي‌گردد، تضمين نمايد از جمله تواناييهاي اصلي موردنياز رهبران سازمانهاي امروزي به شمار مي‌آيد. بديهي است كه استقرار اين تغييرات بدون بسترسازي مناسب نزد كاركنان و ايجاد تعهد در آنها به منظور جلب بيشتر همكاري آنان در جهت پياده سازي مناسب اين تغييرات امكان پذير نمي‌باشد و در اين زمينه نيز سيستم ارتباطي مناسب بين سازمان و كاركنان نقش تعيين كننده دارد به بياني ديگر مقوله ارتباط از جمله عوامل تعيين كننده و اساسي در مديريت تغيير مي‌باشد.
طبق يافته‌هاي روانشناسي نزديك به 60 درصد اوقات روزانه افراد صرف ارتباطات انساني مي‌شود و بر همين مبنا دور از ذهن نخواهد بود كه ادعا شود در سازمان ها به عنوان مجموعه‌ و گروهي از انسان‌ها ارتباطات مي‌بايستي به عنوان عاملي مهم و تعيين‌كننده مورد بررسي قرار گيرد.
ارتباط به زبان ساده" فرايند ارسال و دريافت پيام "تعريف مي‌شود. ارتباط زماني موثر است كه عكس‌العمل مطلوبي را كه مدنظر فرستنده پيام است، در گيرنده ايجاد كند. بديهي است كه بايد ارتباط را در چارچوب يك سيستم دوسويه تبادل اطلاعات مورد بحث و تدقيق قرار داد.
يك ارتباط مؤثر داراي ويژگي هايي از قبيل: كامل بودن، به اندازه بودن، توجه و برآوردن نياز ارتباطي، استحكام داشتن، روشني و شفافيت و صحيح بودن مي‌باشد كه همگي آنها بايد در طراحي سيستم ارتباطي كارآمد مدنظر قرار گيرند.
نتيجه ارتباط، تأثيرگذاري و ايجاد تغيير مطلوب رفتاري يا نگرشي درگيرنده است. تاثيرگذاري به مديريت احتياج دارد. به عبارتي تأثير در ديگران به هر منظوري كه انجام شود بايد مانند هر برنامه مديريتي ديگر با برنامه‌ريزي و تفكر همراه گردد و قصد و اهداف آن روشن و به خوبي درك شده باشد.

تأثير سيستم هاي اتوماسيون بر ارتباطات سازماني

مقدمه
امروزه محيط‌هاي كسب و كاري با چالش‌هاي گوناگوني از قبيل گسترده شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان، با نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت كارها و ... مواجهند. مديران سازمان‌ها نياز دارند كه با سرعت و دقت بيشتري روند انجام امور را نظارت و پيگيري نمايند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌هاي كاري فشرده به اندازه‌اي افزايش پيدا مي‌كند، كه انجام و پيگيري آنها به صورت دستي و سنتي عملا خارج از توان نيروي انساني بوده و ممکن است با مشكلات زيادي همراه شود.
در سال‌هاي اخير، پيشرفت فناوري اطلاعات و شاخه‌هاي وابسته به آن، راه حل‌هاي مختلفي را فراروي محيط‌هاي كسب و كاري قرار داده است. در اين ميان، سيستم‌هاي اطلاعات از مهم‌ترين و كاراترين راه حل‌ها براي تسهيل، كنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است. سيستم‌هاي اطلاعاتي، برنامه‌هاي نرم افزاري هستند كه با استفاده از رايانه و بانك‌هاي اطلاعات (DATA BASE) ، كار جمع‌آوري، ذخيره، بازيابي و كنترل اطلاعات را در سازمان‌ها تسهيل مي‌نمايند.
شاخه‌اي از سيستم‌هاي اطلاعاتي با عنوان سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت، به مديران و كاركنان در زمينه كنترل گردش اطلاعات در سازمان كمك مي‌كند. يكي از پركاربردترين انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي که مديران را در کنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري مي‌دهد، سيستم اتوماسيون اداري (OFFICE AUTOMATIONS SYSTEM)است. در اين سيستم، عموما گردش مكاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار مي‌گيرد. ولي معمولا داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دريافت پيام‌هاي شخصي و فوري، ارسال و دريافت نامه‌هاي الكترونيكي داخلي و ... است.

سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت
بكارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي مبتني بر رايانه در فرايندهاي مديريت، موجب تحولات بزرگي در اين حوزه شده است. اين سيستم‌ها با توجه به سرعت پردازش بالا و قابليت ذخيره حجم عظيمي از داده‌ها و اطلاعات، امكان پردازش و تجزيه و تحليل اطلاعات را به وجود آورده‌اند، خصوصا زماني كه تحليل حجم بزرگي از داده‌هاي عددي مد نظر باشد. اين حجم از اطلاعات و داده‌ها، عليرغم بزرگي، از نظر فيزيكي حجم بسيار كمي را در مقايسه با روش‌هاي سنتي اشغال مي‌كنند و دسترسي به آنها نيز سريع تر است. 
از طرفي ارتباطات درون و برون سازماني را سريع تر، دقيق تر و ارزان تر نموده‌اند؛ و مفهوم «ارتباطات در هر كجا و هر زمان» را عينيت بخشيده‌اند. به همين دليل ارتباط اعضاي يك گروه را ارتقاء بخشيده و در واقع انجام كار گروهي را در سازمان‌ها تسهيل نموده‌اند. 
اين سيستم‌ها، سطوح مختلفي از كار و تصميم گيري را در برمي‌گيرند. چهار سطح معمول از اينگونه سيستم‌ها كه معمولا در سازمان‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرند، عبارتند از :
_ سيستم‌هاي اطلاعاتي جهت پشتيباني از عمليات (مخصوص كارهاي روزمره)
_ سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و سيستم‌هاي اطلاعاتي مخصوص دانش‌کاران
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران و سيستم‌هاي گزارش‌دهي به مديريت
_ سيستم‌هاي اطلاعات براي مديران ارشد (سيستم‌هاي پشتيباني از تصميم‌گيري و سيستم‌هاي خبره).
امروزه انواع مختلفي از سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريتي در سازمان‌ها جهت اهداف گوناگوني از قبيل: تسهيل ارتباطات، آسان‌سازي گردش مكاتبات اداري، امكان گزارش‌گيريهاي مستمر، طراحي و توليد كالاها با استفاده از نرم افزارهاي رايانه‌اي، تصميم‌گيريهاي دوره‌اي يا كلان و ... مورد استفاده قرار مي‌گيرند. به نظر مي‌رسد يكي از سيستم‌هاي اطلاعاتي كه جايگاه مناسبي در سازمان‌هاي ايراني پيدا كرده است و به طور روزمره مورد استفاده قرار مي‌گيرد، سيستم اتوماسيون اداري باشد.

اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري شامل تمام سيستم‌هاي الكترونيكي است كه انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار كرده يا تسهيل مي‌كند. 
حجم بزرگي از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتري هستند. مي‌توان گفت امور دفتري از جمله كارهايي در سازمان است كه تمامي كاركنان و سطوح مختلف مديران (اجرايي، عملياتي، مياني، ارشد) با آن سروكار دارند. از اين ميان، كاركناني كه مسئوليتهايي از قبيل انتشار يا ذخيره (بايگاني) اطلاعات و كار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده كاران)، کاربران اصلي و دائمي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و ساير سيستم‌هاي ارتباطي (نظير سيستم‌هاي مديريت اسناد) هستند. 
اتوماسيون اداري به افزايش بهره وري سازمان در حوزه امور دفتري كمك شاياني كرده است. امور دفتري در گذشته معمولا مورد بي اعتنايي در سازمانها قرار مي‌گرفت. عليرغم اينكه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص مي‌داد، ولي هيچ گاه مورد يك بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهره‌وري قرار نگرفته بود.
در اواخر دهه 1980، نتايج يك بررسي در يك دوره 10 ساله بر روي بهره‌وري سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد كه عليرغم رشد 90 درصدي بهره‌وري در حوزه صنعت، بهره‌وري در بخش امور دفتري، تنها 4 درصد رشد داشته است. اين در حالي بود كه در همين دوره، هزينه‌هاي امور دفتري از حدود 30-20 درصد به رقمي حدود 40-30 درصد از كل هزينه‌هاي سازمان افزايش يافته بود.
نتايج اين تحقيق و تحقيقات مشابه نشان داد كه در حالي كه افزايش بهره‌وري در حوزه‌هاي مختلف سازماني به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا يافته است، لكن بهره‌وري در حوزه امور دفتري مورد بي‌توجهي واقع شده است. از اين زمان بود كه ارائه سيستم‌هاي اطلاعاتي تسهيل كننده امور دفتري و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت.

مزايا و كاربردهاي اتوماسيون اداري
اتوماسيون اداري تأثير بسياري بر امور سازمان‌ها گذاشته است. برخي مزاياي اتوماسيون اداري را مي‌توان چنين برشمرد:
_ كنترل بهتر بر كار
_ كم شدن فعاليت‌هاي غير مولد مانند بايگاني و نگهداري سوابق
_ كنترل و نظارت بهتر بر كاركنان
_ كم شدن هزينه مسافرتها و گردهماييها
_ افزايش رضايت شغلي كاركنان به دليل افزايش اثربخشي
_ افزايش رضايت مشتريان به دليل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات
_ افزايش قابليت رقابت سازمان
_ رشد پديده دورا کاري (كار از راه دور)
اگر چه معمولا از اتوماسيون اداري براي برقراري ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه يا پيام استفاده مي‌شود، ولي كاربردهاي واقعي آن فراتر از كاربردهاي معمول آن هستند. البته اين مسئله به نوع طراحي سيستم ارتباط دارد و اينكه طراح سيستم چه امكاناتي را در آن تعبيه كرده است. به طور كلي تا به امروز از اين سيستم در جهت كاربردهاي گوناگوني بهره‌برداري شده است. برخي كاربردهاي شناخته شده اين سيستم عبارتند از: 
_ واژه پردازي                        _ پست الكترونيكي         پست صوتي            _ ارسال نمابر (فاكس)             نشر روميزي 
_ تقويم الكترونيكي              كنفرانس از راه دور                      ويدئوتكس                    ذخيره و بازيابي تصاوير (ميكرو فيلم)

اتوماسيون اداري و ارتباطات سازماني
با نگاهي به كاربردهاي سيستم اتوماسيون اداري، مشخص مي‌شود كه اتوماسيون اداري بيشترين كاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. اين سيستم اكثر حوزه‌هاي ارتباطي سازمان را در برگرفته و متحول مي‌كند. مراودات دفتري و مکاتبات اداري، بيشترين حوزه‌هاي ارتباطي را در سازمان‌ها ايجاد مي‌كنند. با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، كليه مکاتبات اداري و دفتري تحت پوشش اين سيستم قرار مي‌گيرند. گستردگي كنوني اتوماسيون اداري، به خارج از اين مراودات نيز كشانده شده است. با كاربرد اين سيستم حتي نيازي نيست كه جلسات و كنفرانس‌ها به روش سنتي، يعني جمع شدن فيزيكي افراد در كنار يكديگر، انجام شود زيرا كنفرانس از راه دور اين محدوديت را برطرف كرده است.
ورود سيستم اتوماسيون اداري به يك سازمان همراه با تحولي عميق در ارتباطات سنتي و مرسوم سازمان خواهد بود. بسياري از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال يا ارجاع نامه‌ها، با صرف كمترين زمان توسط سيستم، امكان پذير خواهد بود. اين سيستم حتي امكانات جديد ارتباطي را نيز در اختيار كاركنان قرار مي‌دهد، مانند ارسال نامه‌هاي الكترونيك يا پيام‌هاي شخصي.
به نظر مي‌رسد اين سيستم براي اغلب حوزه‌هاي سازماني كه به گونه‌اي به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلي دارد. بنابراين مي‌توان گفت كه تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است.

مشکلات استفاده از سيستم
استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلي اين سيستم‌ها «انسان» و «ماشين» هستند. لذا ادوات و تجهيزات سخت افزاري و نرم افزاري نقش عمده و انكارناپذيري در پايايي اين سيستم‌ها بازي مي‌كنند. در اين تحقيق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد كه نظرات و پيشنهادات خود را نيز در زمينه استفاده از سيستم‌هاي اطلاعاتي بيان دارند. پاسخ‌ها عموما به مشكلات كار با اين سيستم‌ها برمي‌گشت. برخي از موارد عنوان شده عبارتند از:
_ لزوم ارتقاي قدرت سخت افزاري و نرم افزاري جهت كار مستمر با سيستم بدون قطعي
_ پيشنهاد استفاده تمامي بخشهاي ارتباطي در سازمانها از سيستم به صورت يکپارچه
_ لزوم وجود يك متولي در بخشهاي مختلف سازماني به عنوان رابط جهت رفع مشكلات سيستم
بنابراين سازمانها بايد توجه داشته باشند كه قبل از پياده سازي اينگونه سيستم‌ها، زيرساخت سخت افزاري و نرم‌افزاري مناسب را فراهم آورده و كاركنان را نيز جهت مشاركت فراگير در يادگيري و استفاده از سيستم آماده نمايند. همچنين در كنار پياده‌سازي سيستم، تيم نظارتي قوي و روزآمد نيز جهت پشتيباني سيستم، پيش‌بيني نمايند.

نتيجه گيري
با توجه به نتايج تحقيق مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در حوزه‌هاي ارتباطات و مراودات رسمي سازماني و مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نيز نقش عمده‌اي داشته است و در ايجاد کانال‌هاي جديد ارتباطي موفق عمل کرده است. پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار از ديگر نتايج به کارگيري اين سيستم در سازمانها است.
بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزايش کانال‌هاي ارتباطي و سرعت و سهولت در مراودات سازماني شده است.
در اين ميان نکته‌اي که قابل توجه است، اين است که در کنار پياده سازي سيستم‌هاي رايانه‌اي مي‌بايست به الزامات نيروي انساني در زمينه پشتيباني نيز توجه کافي نمود. وجود اينگونه سيستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار مي‌کنند، ايجاب مي‌کند که يک گروه مجرب و متخصص در محورهاي مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالي سيستم بپردازند.
خصوصيات سيستم‌هاي کنوني اتوماسيون اداري که هم اکنون در ايران به کار گرفته مي‌شوند، خود عامل تعيين کننده‌اي در تمايل سازمان‌ها به استفاده از اين سيستم‌ها به شمار مي‌آيد. به نظر مي‌رسد که طراحي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در ايران بيشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتري و اداري شده و به ساير تواناييها و قابليتهاي مفيد آن توجه کافي نشده است. بنابراين بررسي امکانات موجود در سيستم‌هاي طراحي و ارائه شده در ايران، مبحث مناسبي است که به عنوان موضوع تحقيقي، به پژوهشگران پيشنهاد مي‌شود.

تعاریف ویژه ارتباطعقیده ادوین امری در مورد ارتباط (Edwin Emery)

او در کتاب مقدمه ای بر ارتباط جمعی ارتباط را این گونه تعریف می‌کند: «ارتباط عبارت از فن انتقال اطلاعات ، افکار و رفتارهای انسانی از یک شخص به شخص دیگر است» برای نمونه انسان وقتی می‌خندد نشاط و شادی خود را با لبخند نشان می‌دهد. و یا اگر فردی به فرد دیگر سلام می‌دهد یا عصر به خیر می‌گوید با بیان شفاهی دوستی و صمیمیت خود را به او ابراز می‌دارد و در واقع به گونه‌ای ارادت خود را می‌فهماند. و همچنین زمانی که شخصی به شخص دیگر کارت تبریک یا نامه‌ای ارسال می‌کند هدف و منظور خود را به شکل کتبی ارائه می‌دهد و با او ایجاد رابطه می‌نماید.

عقیده جان ای. آ‌ر.لی(Lee john A.R)درباره ارتباط

ارتباط را عموما به مفهوم فراگرد حمل و نقل و ارسال میان محلها و مردم می‌دانند. در نظر مسئولان برنامه ریزی ، ارتباط معمولا به معنای حمل و نقل کالاها و مردم از راه خشکی ، آب و هوا ارسال پیامها از طریق وسایل مخابراتی بوده ‌است. ولی مفهوم ارتباط در جامعه که بویژه به ظرفیت اطلاعاتی لازم برای جامعه به منظور عملکرد مؤثر جریان ارتباط در سراسر بافت اجتماعی توجه دارد با این معنای محدود تطبیق نمی‌کند.

عقیده ابراهیم رشیدپور درباره ارتباط

ارتباط جریانی است که طی آن دو نفر یا بیشتر از طریق کاربرد پیامهایی که معنای آن برایشان یکسان است به تبادل افکار ، نظرات ، احساسات و عقاید خود می‌پردازند.

عقیده جورگن درباره ارتباط

او معتقد است ارتباط عبارت است از فراگردهایی که بر مبنای آن انسانها همدیگر را تحت نفوذ قرار می‌دهند. 
عقیده کارل هاولند (Hovland) درباره ارتباط 
او می‌گوید: «ارتباط عبارت است از فراگرد انتقال یک محرک (معمولا علامت بیانی) از یک فرد (ارتباط گر) به فردی دیگر (پیام گیر) به منظور تغییر رفتار او.»

عقیده مانیوس اسمیت (smith.M)درباره ارتباط

هر نوع عملی که بوسیله فردی انجام شود که طی آن فرد دیگری بتواند آنرا درک کند ارتباط نامیده می‌شود. خواه این عمل با استفاده از یک وسیله انجام شود یا بدون وسیله.

عقیده آرانگارن (Aranguren 1970.p11 )در مورد ارتباط

ارتباط عبارت است از انتقال اطلاعات در محدوده سه چیز انتشار (emission) انتقال (Conduction) و دریافت پیام (message)

عقیده چارلز کولی درمورد ارتباط

ارتباط مکانیسمی است که روابط انسانی بر اساس و بوسیله آن بوجود می‌آید و تمام مظاهر فکری و وسایل انتقال و حفظ آنها در مکان و زمان بر پایه آن توسعه پیدا می‌کند. ارتباط حالات چهره - رفتار - حرکات - طنین صدا - کلمات - نوشته‌ها - چاپ - راه آهن - تلگراف - تلفن و تمام وسایلی که اخیرا در راه غلبه انسان بر مکان و زمان ساخته شده است را در بر می‌گیرد.

انواع ارتباط

ارتباط مستقیم و شخصی که بدون واسطه بین شخص پیام دهنده و شخص پیام گیرنده ایجاد می‌شود. در این نوع ارتباط پیامها مستقیما بین دو طرف مبادله می‌گردد.

ارتباط غیر مستقیم و غیر شخصی ، در جوامع پیشرفته انسانی برای افراد گفتگوی چهره به چهره مقدور نیست و بناچار بطور غیر مستقیم و با واسطه با هم ارتباط برقرار می‌کنند (از طریق رو